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SECRÉTAIRE MÉDICALE

le 23 octobre 2018

CENTRE HOSPITALIER SAINTE ANNE

 

Pôle / Direction fonctionnelle : Neurosciences / DRH

 

Service : Neurophysiologie Clinique

 

Accès par :

  • Métro ligne 6, station Glacière
  • Bus n°21, 62, 88
  • RER B station Denfert Rochereau

 

IDENTIFICATION DU POSTE
Métier / fonction Secrétaire médicale
Grade Assistante médico-administrative
Quotité de travail Temps plein
Position dans la structure

Liaisons hiérarchiques :

  • Equipe médicale du service de neurophysiologie

Liaisons fonctionnelles :

  • Cadre de santé
  • Equipes médicales et soignantes des services de soins
  • Services du pôle Neuro-Sainte-Anne
Présentation du service et de l’équipe
Les différents sites du service d’imagerie :

- EEG vidéo 4 postes

- EEG vidéo portable 2 postes, EEG holter 1 poste

- EEG haute résolution 1 poste

- ENMG

- Potentiels évoqués visuels, somesthésiques, auditifs

- Bilan de coma

- PEM et rTMS

- EEG vidéo continu 5 jours

Ouverture du lundi au vendredi 8h30-16h30

 

Le personnel :

1 PU PH

3 PH temps partiel

4 praticiens attachés

1 CCA à partir de Février 2019

2 internes DES de neurologie partagés avec la neurologie

Des externes partagés avec la neuroradiologie

1-2 stagiaires étrangers

 

MANIPULATEURS EN ELECTRORADIOLOGIE

INFIRMIERS et INFIRMIERES

1 ASH

 

SECRETAIRES : 2 dont l’une départ à la retraite le 01/11/2018

Horaires d’ouverture du service : 8h30-16h30

Horaires des consultations (Pierre Janet) : 8h30-18h

 

 

 

 

Projet architectural :

Construction d’ici fin 2022 d’un nouveau bâtiment ; plateau technique, services d’hospitalisation,  bloc opératoire, consultations….  Réflexion à mener sur les besoins du pôle en secrétariat : missions, outils, activités, organisation et fonctionnement futur.

Horaires

Horaire continu de jour du lundi au vendredi en 7h36 : 9h00-16h36

Variation possible (8h30-16h06 / 9h30-17h06) selon la charge de travail clinique et d’enseignement

Repos hebdomadaire samedi dimanche et jours fériés

Pause déjeuner 30mn

 

MISSIONS DU POSTE
Définition de la fonction

Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l’activité du service. Suivre et gérer les processus administratifs

  • Frappe dans le dossier patient informatisé, publipostage et envoi des courriers de consultations épileptologiques aux médecins traitants (1800 consultations / an)
  • Aide à la prise de rendez-vous pour les patients épileptiques et handicapés
  • Envoi des comptes rendu des examens réalisés pour les patients externes (6200 actes/an)
  • Accueil téléphonique des patients épileptiques, transfert des informations aux médecins, veiller à ce qu’une réponse soit apportée aux patients en lien avec le médecin référent
  • Aide à l’élaboration de référentiels des cours de neurophysiologie pour la faculté Paris Descartes
  • Organisation des plannings de consultation
  • Aide pour uploader les extraits de tracés et les comptes rendus des EEG dans le dossier patient informatisé des autres hôpitaux (Hopital européen Georges Pompidou en particulier)
  • Participation à la gestion administrative (demande de formations...) des médecins du service
  • Participation à l’organisation des activités d’enseignement dispensées par le service
  • Participation à la restructuration du service (structuration de la neurophysiologie adulte des sites hospitaliers de Paris Descartes)
  • Interactions avec la faculté pour les hospitalo-universitaires du service (Pr Gavaret et CCA)
  • Gestion administrative des patients (activité standard du service, recherche, dossiers demandés)
Activités permanentes

Cette liste est non exhaustive et susceptible d’évoluer en fonction des besoins :

Gestion administrative des médecins, des étudiants en médecine :

-          Gestion du planning informatisé

-          Accueil des étudiants en médecine

-          Gestion des demandes de formation

Organisation des activités de recherche et d’enseignement :

Enseignement  (DES, DIU, DU, Master):

-          Accueil, renseignement des participants

-          Rédaction du planning des cours

Recherche:

-          Prise des RDV d’EEG haute résolution

-          Commande de matériel spécifique…

Gestion documentaire du service :

-          Gestion et actualisation du site internet du service,

Secrétariat médical :

-          Suivi de l’activité d’interprétation à distance

-          Courriers épileptologiques

-          Gestion administrative des réclamations,

-          Accueil physique et téléphonique des patients…

Activités ponctuelles et/ou spécifiques

Participer à la permanence des secrétariats :

-          Au niveau du service : Dans le cadre de la continuité de service, participation à l’accueil physique, à la gestion des RDV physiques et téléphoniques…

-          Au niveau du pôle : participation à l’entraide entre secrétariats.

Contraintes du poste Nécessité d’assurer la continuité de service du secrétariat au quotidien et à l’heure du déjeuner.

 

COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE
Formations, diplômes et/ou qualifications requises

Expérience en secrétariat médical.

Diplôme recommandé dans le domaine du secrétariat médical

Connaissance en Anglais (écrit et oral) souhaitée

Savoir-faire

Maîtrise des outils bureautiques et du pack Office.

Connaissance de l’environnement médical et du vocabulaire médical.

Bonne connaissance de l’orthographe.

Savoir-être

Esprit d’équipe et de service, sens de l’organisation.
Assiduité, rigueur professionnelle.
Maîtrise de soi, disponibilité, ponctualité, dynamisme, sens des initiatives.
Conscience professionnelle.

Facultés de communication et d'adaptation - bon sens relationnel- aimer le travail en équipe- faculté d'intégration rapide avec l'équipe existante.

Obligations professionnelles
  • Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l’établissement,
  • Obligations à l’égard de l’administration : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité,
  • Obligations à l’égard des tiers ; impartialité et probité, secret professionnel.
  • Obligation de soumettre ses congés à validation auprès du cadre de santé, après organisation avec l’équipe de secrétaires médicales du service (nécessité d’assurer une continuité de service)

Si vous êtes intéressé(e) par cette offre, merci d'adresser votre candidature auprès de : 
Madame TREVISAN Nathalie :