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SECRÉTAIRE DE DIRECTION

le 26 novembre 2018

NOM DU SERVICE :         Direction des Ressources Humaines

 

Activité du service : Gestion du personnel non médical

 

Particularités du service :

La Direction des Ressources Humaines est organisée en 5 grands secteurs d’activité :

-          gestion administrative et statutaire du personnel,

-          gestion financière et des effectifs,

-          service social du personnel, psychologue du personnel et œuvres sociales,

-          santé au travail et prévention des risques professionnels,

-          crèche.

La DRH gère environ 2200 ETP.

La DRH dispose d’un secrétariat- accueil au sein duquel travaillent trois secrétaires, qui assure le secrétariat des cadres et du service chargé de la gestion administrative et statutaire du personnel.

 

 

GRADE :      Adjoint Administratif

 

Quotité de temps de travail : 100%

 

Horaires : 7h36 par jour – à définir sur l’amplitude 8h30-17h

 

DESCRIPTION DU POSTE :       Missions

 

Mission générale : Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (organisation de réunions, d’instances,…)

 

 

Missions principales :

 

Gestion des agendas et prise de rendez-vous

Réception, filtrage et transmission des appels téléphoniques et des messages

Frappe et mise en forme de courriers et de documents divers

Reproduction et diffusion de documents et de dossiers

Organisation et préparation de réunions et de commissions (contacts avec les participants, réservations de salles, convocations…)

Formalisation de comptes-rendus de réunions et de commissions

Classement et archivage des documents de la Direction des Ressources Humaines

Réception, transmission et redistribution des parapheurs de documents soumis à la signature du DRH

 

Organisation et préparation des comités techniques d’établissement : organisation logistique de l’instance, préparation et envoi des convocations, des ordres du jour et des dossiers, participation aux séances pour prises de note, mise en forme et correction des procès-verbaux après relecture, diffusion des procès verbaux, des avis et vœux, mise à jour des tableaux de suivi et des dossiers finalisés…)

Organisation et préparation des commissions administratives paritaires : organisation logistique des commissions, préparation et envoi des convocations et des dossiers, diffusion des procès verbaux

 

Organisation logistique des concours, préparation et envoi des convocations, préparation des dossiers, mise en forme et affichage des résultats

 

Préparation des envois de pièces à la Trésorerie

Gestion des parutions d’annonces dans des revues spécialisées

Mise en ligne des profils de poste sur les sites institutionnels

Préparation des avis internes de vacance de postes

Préparation des assignations du personnel en cas de grève

Accueil physique et téléphonique des agents

Réception, tri, enregistrement et distribution du courrier

Information et orientation des agents

Gestion des vignettes de stationnement

Réservation et suivi des billets de train et d’avion dans le cadre de missions hors formation continue

Participation aux élections professionnelles…

 

DESCRIPTION DU POSTE :       Relations fonctionnelles

 

-          avec les agents

-          avec les responsables de service

-          avec les partenaires sociaux

-          avec des structures extérieures à l’établissement

 

DESCRIPTION DU POSTE :       Organisation du travail

 

-          travail en équipe (avec les autres secrétaires, avec les gestionnaires paie-carrière, avec les cadres de la DRH)

-          prise d’initiatives

-          responsabilités

 

PROFIL DU (DE LA) CANDIDAT(E) RECHERCHE

 

Connaissances professionnelles :

-          techniques de secrétariat

-          outils bureautiques

-          fonctionnement d’un établissement public de santé

-          notions relatives à la fonction publique hospitalière

-          logiciel dédié à la gestion administrative hospitalière

 

Expériences professionnelles : Une expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat de direction de 10 ans serait hautement appréciée.

 

Aptitudes et savoir-faire requis :

-          sens de l’organisation et capacité à gérer par priorités

-          rigueur professionnelle

-          discrétion professionnelle

-          sens de la communication

-          sens de la diplomatie et capacité à gérer des contacts parfois difficiles

-          goût pour le travail d’équipe et polyvalence

-          sens de l’accueil et du contact, goût pour la relation humaine

Si vous êtes intéressé(e) par cette offre, merci de bien vouloir adresser votre candidature (CV + LM) auprès de : 

Madame Noémie SCHOEBEL, Directrice des Ressources Humaines :

Tél secrétariat : 01 45 65 73 05 / 01 45 65 77 62 / 01 45 65 80 31

Mail :