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Assistante Médico-Administrative Secteur 13

Métier / fonction Secrétaire médicale
Grade Assistante Médico-Administrative / Adjoint Administratif
Position dans la structure

Liaisons hiérarchiques :

  • Chef de service
  • Cadre administratif de Pôle

Liaisons fonctionnelles :

  • Médecins, psychologues, cadre de santé, infirmières, assistantes sociales, secrétaires médicales
  • Les services du Pôle 14
  • Les services administratifs du CHSA
  • Les autres services médicaux du CHSA
  • Structures/partenaires extérieurs
Présentation du pôle et du service

Le Pôle 14 comprend la psychiatrie adulte du 14ème arrondissement, la pédopsychiatrie du 14 et 15ème arrondissements et le service de périnatalité de l’IPB. Il s’articule autour de la prise en charge des troubles psychiques aux différents âges de la vie du nourrisson au sujet âgé.

Le secteur 13, service de psychiatrie adulte, est doté d’un CMP, de 44  lits d’hospitalisation temps plein, 14 lits d’hospitalisation de semaine, de 34 lits de clinique relais, de 50 places HDJ, de plusieurs CATTP et d’une Equipe Mobile de Maintien à Domicile.

 

Horaires

Temps complet, amplitute journalière de 7h36 du lundi au vendredi :

Variation en fonction de l’équipe du secrétariat.

Repos hebdomadaire samedi, dimanche et jours fériés. 17 RTT

Pause déjeuner : 30mn.

 

 

MISSIONS DU POSTE
Définition de la fonction Secrétariat de la Chefferie de service et du Pôle
Activités permanentes

Secrétariat de la chefferie de service :

-          gestion des plannings d’astreintes, de gardes SAU et  ECT (25 médecins), internes, externes

-          élaboration de documents synthétiques pour le service (note, schéma),

-          gestion des séminaires d’enseignement,

-          gestion des participations au congrès (inscriptions, déplacements, présentations),

-          statistiques internes

  • L’Unité Recherche :

-          gestion d’une association du service dédiée à la recherche en psychiatrie

-          gestion des inclusions-patients dans  des études avec les laboratoires pharmaceutiques

-          continuité de la base bibliographique créée (différentes thématiques).

-          Aide à la rédaction d’articles et d’ouvrages

-          Elaboration de posters et diaporamas

  • L’unité d’hospitalisation de semaine :

-          Accueil téléphonique

-          Suivi administratif du dossier patient : gestion des certificats médicaux

-          Rédaction de compte-rendu de réunion de l’unité d’hospitalisation

-          Saisie de l’activité du service et création de tableaux statistiques

Secrétariat du Pôle 14

-          Participation aux réunions : convocations et  réalisation du compte rendu

-           gestion des informations, relations avec les membres du pôle, classement et transmissions

-          Aide au suivi des projets polaires et de leurs indicateurs

-          Organisation des forums de pôle (biannuel) : convocations, diaporamas et compte-rendu

 

  • Secrétariat Coordination de la Cico

- gestion des appels, prise de rendez-vous,

- courriers, dossiers, statistiques, bilan d’activité, questionnaires de satisfaction,

- tableau de bord avec suivi des indicateurs et élaboration des bilans d’activité,

- gestion du séminaire « Rencontre Sainte-Anne Parentalité et maladie psychique » élaboration du programme, préparation de l’affiche, gestions des inscriptions, de la rencontre, des actes,

 

Activités ponctuelles et/ou spécifiques (liste non exhaustive)

La consultation CICO demande en particulier :

  • Un sens du contact et de l’écoute De coordonner une équipe et d’être disponible
  • De rendre compte à sa hiérarchie
  • De savoir évaluer l’urgence

Le secrétariat de l’Unité Recherche demande :

  • Rigueur et confidentialité

 

Contraintes du poste
  • Une flexibilité horaire si nécessaire
  • Un sens du contact puisque la secrétaire est en lien avec les différents services de direction de l’hôpital (secrétariat de Direction, Affaires médicales, Affaires juridiques entre autres…)

 

 

COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE
Formations, Diplômes et/ou qualifications requises

Expérience en secrétariat indispensable

 

 

Savoir-faire

 

  • Maîtriser l’organisation hospitalière du CHSA (procédures, directives, protocoles)
  • Connaître la démarche qualité et les documents qualités
  • Utiliser les outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, GAM, Cortexte)
  • Réceptionner, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
  • Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son destinataire
  • Rédiger des notes synthétiques ou courriers administratifs

 

Savoir être

 

  • Discrétion professionnelle, neutralité
  • Sens des responsabilités, disponibilité
  • Esprit d'initiative
  • Etre dynamique, autonome, organisée et réactive
  • Capacité à travailler en équipe – Esprit de solidarité
  • Capacité d'adaptation

 

Obligations professionnelles
  • Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l’établissement,
  • Obligation de porter une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail,
  • Obligations à l’égard de l’administration : discrétion professionnelle, réserve et neutralité,
  • Obligations à l’égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel.