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Assistante Médico-Administrative - Secrétaire chef de service Secteur 14

MISSIONS DU POSTE
Définition de la fonction Elle a  pour objectif de recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l’interlocuteur ou le service recherché.
Activités permanentes et /ou spécifiques (liste non exhaustive)

Activités générales du poste :

 

  • Gestion des arrivées/ départs des externes (tous les 3 mois)

-          - Tenue et mise à jour des congés, astreintes…

-          - Elaboration et gestion du planning d’enseignement aux externes

  • Gestion des arrivées/ départs des internes, InterCHU (tous les 6 mois)

-          - Tenue et mise à jour des modifications des astreintes, gardes, ECT…

-          - Elaboration et gestion du planning d’enseignement aux internes, formation aux internes

  • Gestion des demandes de stages bénévoles, stagiaires étudiants, CDD, vacations…
  • Gestion des journées organisées par le Chef de service : Séminaire du SHU-S14, journée JIPEJAAD
  • Gestion du Diplôme Universitaire DIPPPEJAAD (Cours 2 jours/ mois de Janvier à Octobre)
  • Gestion de la semaine de l’UE neuropsychopharmacologie (1ère semaine de décembre)
  • Gestion des congés des médecins sur le logiciel E-Planning
  • Tenue et mise à jour des publications du service / Chef de service
  • Gestion des demandes d’accès aux dossiers patients
  • Consultations 1 fois par semaine (Jeudis matins) du Chef de service
  • Frappe et mise en page des courriers de  consultation + courriers généraux
  • Gestion des mails et tenue de l’agenda du Chef de service
  • Organisation des réunions de service
  • Ouverture et répartition du courrier du Pr Krebs
  • Accueil physique et téléphonique des patients et usagers
  • Mise en forme et diffusion du planning des réunions générales/ restreintes du jeudi matin
  • Gestion des comptes CRHM (compte général + sous-comptes)
  • Cahier d’astreintes à transmettre à l’unité fermée toutes les semaines (le vendredi) + renvoyer au niveau de la direction l’astreinte faite par le médecin de garde
  • Astreintes d’accueil du service de 16h00 à 18h00 (2 fois par mois)
 Contraintes du poste Interruptions fréquentes de tâches pour gérer d’autres missions (téléphone, renseignements des usagers…)

 

COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE
Formations, Diplômes et/ou qualifications requise
  • Maitrise des outils informatiques : Word, Excel,…
Savoir-faire et Savoir être
  • Polyvalence
  • Réactivité et dynamisme
  • Respecter la confidentialité
  • Capacité à transmettre des informations orales et écrites
  • Capacité à être rigoureux et à organiser dans son travail
  • Capacité à être disponible et à s’adapter aux changements
Obligations professionnelles
  • Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l’établissement,
  • Obligation de porter une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail, et de respecter les règles d’hygiène en vigueur,
  • Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions,
  • Obligations à l’égard de l’administration : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité,
  • Obligations à l’égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel.

 

EVOLUTION POSSIBLE DU POSTE
Dimensionnement polaire possible

 

Références : Répertoire des métiers de la fonction publique hospitalière 2011

 

Contacter :

Madame LESQUIN