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Assistante Médico-Administrative CMME (2 postes) au Secrétariat du Chef de Service et de Pôle et Secrétaire des PU-PH

IDENTIFICATION DU POSTE
Métier / fonction

Secrétariat du Chef de Service et du Chef de Pôle

Secrétariat des 3 Professeurs d’Université  

Grade Assistante Médico-Administrative
Position dans la structure

Liaisons hiérarchiques :

  • Cadre Administratif de Pôle, Chef de Service, Chef de Pôle et Cadres de Santé

Liaisons fonctionnelles :

  • Unités d’HDJ Psyhiatrie et Addictologie, des Consultations, de l’Art Thérapie, des Thérapies Cognitives-Comportementales et de la Psychiatrie Générale au sein de la CMME
Présentation du service et de l’équipe Une équipe de 14.5 ETP Personnel Administratif occupent les postes de l’accueil, des archives et des secrétariats médicaux au sein de la CMME – Centre de Psychothérapie
Horaires 9h00-16h46 (avec possibilité d’adaptation)

 

MISSIONS DU POSTE
Définition de la fonction Secrétariat du chef de service et de pôle. Administration de l’information médicale, Accueil et prise en charge du patient avec respect du droit à l’information, Collaboration avec les médecins des unités et Gestion du dossier médical.
Activités permanentes

 

Secrétariat du Service et du Pôle:

Secrétariat du Chef de Service et de Pôle , Liaison et gestion des relations CMME/Administration de l’hôpital, Gestion des tableaux de service (congés, présentéisme sur GTT, astreintes médicales), Gestion et suivis des astreintes et des gardes et Gestion et suivis des étudiants en médecine. Secrétariat de 2 PU-PH temps plein et d’1 PU-PH temps plein chef de service – chef de pôle :

Gestion des consultations des PU-PH , Gestion des agendas, Prise des RDV téléphoniques et Rédaction des CR de consultation

 

A partir du 1er janvier 2018 : Secrétariat afférant à l’European Psychiatric Association présidée par le Professeur Chef de Service – Chef de Pôle

 

Secrétariat Universitaire : Relations avec la faculté de médecine et l’université, projets pédagogiques, accueil des CCA, internes, étudiants hospitaliers, (liste, coordonnées, organisation des réunions et de fin de stage, attestations de validation de stages, organisation des cours aux internes, externes et psychologues). Organisation de divers séminaires et enseignements pour les internes : Enseignement de Psychologie Médicale, Séminaire d’Initiation à la Recherche, Séminaire des Abords Comportementaux et Cognitifs, Séminaire d’Addictologie, séances de mini-mémoires. Gestion des stagiaires psychologues : dispatching des demandes auprès des PH responsables d’unités de soins, constitution des dossiers, conventions, liens avec les étudiants et l’administration.

Activités ponctuelles et/ou spécifiques (liste non exhaustive) Assurer dans le cadre des remplacements du binôme,  son secrétariat Médico Administratif et assurer ponctuellement  l’Accueil pour les remplacements de la pause déjeuner des titulaires du poste de l’accueil.
Contraintes du poste Continuité du service, présences indispensables au bureau pour prise en charge des contacts téléphoniques et des patients et roulement indispensable avec les trinômes à la pause déjeuner.

 

COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE
Formations, Diplômes et/ou qualifications requises Informatique, en particulier MO Archives, Cortexte, GAM et Outlook Messagerie. Savoir parler et écrire l’Anglais
Savoir-faire

Ces fonctions exigent une bonne capacité organisationnelle (gestion d’un service et pôle), le sens de l’initiative, de bonnes qualités relationnelles (avec personnels, soignants et patients), le respect de la confidentialité dans la relation patient/AMA (secret professionnel) et de la rigueur

Informatique : bonne maitrise de MO Archives, Cortexte, GAM et Outlook Messagerie

Savoir être Sens de la communication, disponible, sérieux,  et capacité à avoir une attitude professionnelle adaptée à la prise en charge des patients.
Obligations professionnelles
  • Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l’établissement,
  • Obligation de respecter les règles d’hygiène en vigueur,
  • Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions,
  • Obligations à l’égard de l’administration : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité,
  • Obligations à l’égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel.

 

RISQUES PROFESSIONNELS LIES AU POSTE
La gestion des situations difficiles (réclamation, agessivité des patients)