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Assistant(e) médico-administratif(ve) - Secrétaire médical(e)

le 5 novembre 2018

CENTRE HOSPITALIER SAINTE ANNE

 

Pôle : 16ème arrondissement

Service : Service Adultes (75G17-75G18)

Pavillon Benjamin Ball

Accès par :

  • Métro ligne 6, station Glacière
  • Bus n°21, 62, 88
  • RER B station Denfert Rochereau

 

IDENTIFICATION DU POSTE
Métier / fonction Secrétaire médical(e)/ Secrétaire médicale d’unités d’hospitalisation
Grade Assistant(e) médico-administratif (ve) (AMA)
Position dans la structure

Liaison hiérarchique

  • Médecin Chef de service,

Liaison fonctionnelle

  • Cadres supérieurs de santé

Relations :

  • Médecins responsables d’unités, médecins assistants, internes en médecine,
  • Attachée de pôle
  • Equipe médicale, éducative et soignante pour l'organisation administrative du service
  • Partenaires des services sociaux, sanitaires et médico-sociaux pour la mise en œuvre et le suivi des dossiers patients
Présentation du service et de l’équipe

Les différentes activités cliniques assurées par le service adultes du pôle 16ème arrondissement consistent en des actions de prises en charge thérapeutique, de prévention, d’information et de psychoéducation.

 

Adossées aux activités cliniques, ce service participe à des activités d’enseignement théorique et pratique, ainsi qu’à des activités de recherche dont les thématiques abordent les différents aspects de la maladie mentale.

 

Ce service dispose d’unités d’hospitalisation à temps plein, situées aux bâtiments Benjamin Ball et Pierre Janet, ainsi qu’une unité d’hospitalisation de jour, localisée à l’Institut Paris Brune (IPB). Il comporte des chambres de soins renforcés permettant d’accueillir des patients nécessitant un isolement thérapeutique temporaire.

Il dispose également d’unités de soins extrahospitaliers, situées au square Lamartine et rue Saint-Didier sur le 16ème arrondissement de Paris. Ces unités regroupent le CMP et le CATTP. Ils reçoivent principalement des patients adultes du secteur et accueillent, sur indication des patients non domiciliés sur le 16ème arrondissement.

 

Ce secteur assure conjointement depuis plus de 10 ans la prise en charge des urgences psychiatriques au sein du Service d’Accueil d’Urgences de l’Hôpital Ambroise Paré (Boulogne Billancourt).

 

Des soins dédiés aux adolescents et jeunes adultes sont organisés sur le mode de la consultation et de l’hospitalisation. Cette offre est coordonnée avec celle de l’Intersecteur 8.

 

Des partenariats existent sous forme de conventions avec différents hôpitaux et structures situés sur le 16ème arrondissement : hôpitaux Sainte-Périne (AP-HP) et Henry Dunant (Croix rouge) pour la psycho-gériatrie, ainsi qu’avec des associations (Prepsy), l’OHT, un Service d’Accompagnement à la Vie Sociale (SAVS), un réseau adolescents, etc.…

Des soins intensifs au domicile sont également proposés par l’équipe de l’unité PSY DOM.

Plusieurs familles assurent en région parisienne un Accueil Familial Thérapeutique pour les patients du 16ème arrondissement de Paris (13 places). Le service dispose également de deux places d’Appartement Associatif.

 

Il poursuit son ambition d’adapter son offre de soins aux évolutions des besoins de la population du 16ème arrondissement (167 797 habitants sur le 16ème arrondissement de Paris, d’après le recensement de la population au 1er janvier 2018 fait par l’INSEE), à la prévention, l’accueil et la prise en charge  de la santé mentale, avec une attention particulière sur les périodes de transition que sont l’adolescence et l’avancée en âge, et de renforcer et approfondir ses partenariats avec les structures sanitaires et médico-sociales.  

 

Cette équipe composée de Praticiens Hospitalier à temps plein et à temps partiel, de médecins assistants spécialisés, d’internes, de paramédicaux, d’assistants socio-éducatifs, de psychologues et d’administratifs, concourt à ces objectifs.

Horaires
  • Temps complet, amplitude journalière de 7h36 du lundi au vendredi
  • Repos hebdomadaire samedi, dimanche et jours fériés

 

MISSIONS DU POSTE

Définition de la fonction

 

 

L’assistante médico-administrative participe à la gestion administrative de l’activité des unités intra-hospitalières du service adultes.

Il accueille, écoute et analyse chaque demande qu’il transmet rapidement à l’équipe pluridisciplinaire.

 

Il s'assure de son suivi, dans son domaine de compétences et de connaître à chaque instant la disponibilité des intervenants, pour mieux répondre à cette dernière.

 

Il/elle organise pour le compte des médecins, de l’équipe de l’encadrement, des professionnels paramédicaux et sociaux, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.

Il/elle accueille, écoute et analyse chaque demande qu’il transmet rapidement aux équipes concernées.

Il/elle s'assure de son suivi, dans son domaine de compétences et de connaître à chaque instant la disponibilité des intervenants, pour mieux répondre au besoin du service.

 

Il/elle participe à la continuité et à la permanence du secrétariat médicale du service, en lien avec les assistantes médico-administratives et les adjointes administratives du service.

 

Activités permanentes
  • Accueil physique des professionnels, des patients, des familles et des enfants et/ou des proches
  • Réception et traitement des appels téléphoniques
  • Appui technique à la gestion administrative : rédaction et prises de notes des comptes rendus, rédaction et suivi des certificats (gestion administrative des mesures de protection, en lien avec le bureau de loi), courriers, en lien avec les équipes médicales et d’encadrement
  • Suivi des indicateurs de qualité, en lien avec les équipes médicales, d’encadrement et soignante
  • Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas/ planification des rendez-vous médicaux, organisation de réunions)
  • Recueil et collecte des données ou informations spécifiques suivant les recommandations de bonnes pratiques et les protocoles établis par le médecin Chef de service (prise de notes, synthèses, courriers)
  • Suivi des actions mises en œuvre (prise de rendez-vous, gestion des agendas, courriers, rapports, convocations …)
  • Transmission systématique d'informations synthétiques et factuelles au médecin chef de service et aux équipes (l’équipe médicale et d’encadrement, soignante,….), en lien avec la prise en charge des patients
  • Saisie, tenue et classement du dossier patient informatisé (Cortexte) et des mouvements (entrées et sorties)
  • Passage et gestion des commandes nécessaires à l’activité courante du service, à la demande de l’encadrement et/ou du médecin chef de service,
  • Edition et archivage des documents liés aux prises en charge
  • Diffusion des notes de service, d’information, … émanant du CHSA, du pôle, et du service, ainsi que tout document nécessaire au bon fonctionnement, à la demande stricte du médecin Chef de service.

L’assistante médico-administrative est sous la responsabilité du médecin Chef du service, par voie de délégation, du cadre supérieur de santé.

 

Activités ponctuelles et/ou spécifiques (liste non exhaustive)
  • Participation aux réunions de fonctionnement de l’UF
  • Liens avec le réseau professionnel du médecin chef de service
  • Suivi des actions mises en œuvre (prise de rendez-vous médicaux, gestion des agendas, admissions, courriers, rapports, convocations …)
  • Coordination administrative et programmation des rendez-vous médicaux liées à la prise en charge (consultations spécialisées, examens, ...) des patients hospitalisés au sein du pavillon Benjamin Ball et à la planification et au suivi des consultations spécialisées, sur demande de l’équipe d’encadrement et en lien avec l’équipe médicale
  • Réalisation d’activités spécifiques à la demande du médecin chef de service et/ou l’équipe pluridisciplinaire, dans le cadre de son domaine de compétences (appui administratif, technique et logistique, ….)
  • Planification des rendez-vous médicaux et psychologiques
  • Préparation du suivi de l’activité (statistiques, graphiques, …), dans son domaine professionnel de compétences et en lien avec l’attachée de pôle, l’encadrement et le médecin chef de service et les autres AMA
  • Participation à la permanence du secrétariat médical du service, en cas d’absence des assistantes médico-administratives, en lien avec les autres AMA
  • Suivi des indicateurs de qualité, en lien avec l’équipe médicale, d’encadrement et de soins.
Contraintes du poste
  • Disponibilité, présence le mercredi, organisation professionnelle, maitrise des outils informatiques

 

COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE
Formations, Diplômes et/ou qualifications requises
  • Titulaire d’un BTS-DUT  
  • Connaissance de la bureautique (Word, Excel, Power Point) + logiciel métier (dossier patient informatisé)
  • Connaissance de l'environnement médical, soignant et socio-éducatif
  • Connaissance du milieu psychiatrique hautement appréciée

 

Savoir-faire
  • Adapter son comportement, sa pratique professionnelle à toutes situations, dans son domaine de compétence
  • Créer et développer une relation de confiance et d'aide avec l’enfant et/ou sa famille et/ou son entourage
  • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
  • Identifier, analyser, prioriser selon le degré d'urgence
  • Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité (prise de notes, frappe et mise en forme des documents)
  • Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc.), en résumant les points-clés et synthétisant les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
  • Traiter des courriers dans son domaine de compétences, en lien avec l’équipe médicale, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage),
  • S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
  • Gérer et coordonner la gestion des agendas, organisation de réunions,...)
  • Vérifier les informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito-vigilance, en lien avec la tenue du dossier patient
  • Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
  • Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point) et métiers (Cortexte)
  • Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle (connaissance des différentes formalités administratives)
Savoir être
  • Sens des relations humaines et de la ponctualité
  • Ecoute et disponibilité
  • Capacité d’analyse et de réflexion
  • Esprit d'initiative, curiosité intellectuelle
  • Dynamisme, réactivité, maîtrise de soi, polyvalence
  • Discrétion et respect du secret médical
Obligations professionnelles
  • Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l’établissement,
  • Obligation de porter une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail, et de respecter les règles d’hygiène en vigueur,
  • Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions,
  • Obligations à l’égard de l’administration : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité,
  • Obligations à l’égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel.

 

RISQUES PROFESSIONNELS LIES AU POSTE

•              Troubles musculo-squelettiques (TMS)

•              Troubles de la vision (informatique)

Si vous êtes intéressé(e) par cette offre, merci de bien vouloir adresser votre candidature (CV + LM) auprès de : 

Madame Rabia MOKHTARI, Cadre administrative de pôle :