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Assistant(e) médico-administratif(ve) IJ8

Métier / fonction Secrétaire médical(e)/ Secrétaire médicale de l’unité d’hospitalisation de semaine et de la chefferie de service
Grade Assistant(e) médico-administratif(ve) (AMA)
Position dans la structure

Liaisons hiérarchiques :

  • Chef de service
  • Responsable d’Unité Fonctionnelle (UF)

 

Liaisons fonctionnelles :

  • Médecins du service, paramédicaux, psychologues, cadres de santé, autres AMA

 

Présentation du service et de l’équipe

Le service de psychopathologie de l’enfant et de l’adolescent, du secteur de psychiatrie infanto-juvénile du 16ème arrondissement de Paris (IJ08) accueille des enfants et adolescents  présentant des troubles psychiques, selon différentes modalités : en centres médico-psychologiques (CMP) (rue Picot et rue Niox), en Centre d’accueil thérapeutique à temps partiel (CATTP – rue Niox), en consultations hospitalières au sein du Centre de REcherche et de Diagnostic pour l’Autisme et les Troubles apparentés (CREDAT) (Autisme), en hospitalisation de jour (hôpital de jour pour enfant de 6 à 12ans, de 20 places, rue Picot : Pathologies limites, dysharmonie, troubles de la scolarisation), deux places d’hôpital de jour CHSA pour le CREDAT,  en hospitalisation de semaine (pour les pathologies psychiatriques aigues pour les enfants de moins 8 ans ; dont les troubles Envahissants du Développement (TED) (10 lits)), en ambulatoire

 

Ce service assure des actions de soins de diagnostic, d’accueil, d’orientation, d’information, de prévention et participe également à la formation universitaire des internes, ainsi qu’à la recherche et à l’enseignement.

 

Il poursuit son ambition d’adapter son offre de soins aux évolutions des besoins de la population (population desservie de 30 924 habitants de 0 à 18 ans (recensement de 2005)), à la prise en charge de jeunes patients rencontrant des difficultés dans l’accès aux soins (prise en charge des troubles du spectre autistiques (TSA) et des troubles psychiatriques aigus chez l’enfant, à la prise en charge des adolescents), à renforcer et à approfondir ses partenariats avec les structures de soins et médico-sociales, en lien étroit avec l’équipe pluridisciplinaire.  

 

Cette équipe composée de Praticiens Hospitalier à temps plein et à temps partiel, d’un pédiatre, de médecins assistant spécialisés, d’internes, de paramédicaux, d’éducateurs, d’assistants socio-éducatifs, de psychologues et d’administratifs, concourt à ces objectifs.

Horaires
  • Temps complet, 8h45-16h20

 

MISSIONS DU POSTE
Définition de la fonction

L’assistante médico-administrative organise pour le compte du médecin chef de service, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.

 

Il/ elle contribue à l’organisation de la gestion administrative et logistique, en lien et en concertation avec le médecin chef de service et l’équipe d’encadrement.

 

Il/elle accueille, écoute et analyse chaque demande qu’il transmet rapidement au médecin chef de service et aux équipes concernées.

Il/elle s'assure de son suivi, dans son domaine de compétences et de connaître à chaque instant la disponibilité des intervenants, pour mieux répondre au besoin du service.

 

Il/elle participe à la continuité et à la permanence du secrétariat médicale et à la gestion administrative de l’unité d’hospitalisation de semaine et de la chefferie de service.

Activités permanentes
  • Accueil physique des professionnels, des patients, des familles et des enfants et/ou des proches,
  • Réception et traitement des appels téléphoniques
  • Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas/ planification des rendez-vous médicaux, organisation de réunions)
  • Appui technique à la gestion administrative, traitement et coordination administrative des programmations liées à la prise en charge (consultations spécialisées, examens, ...) des enfants hospitalisés au sein du pavillon H et à la planification et au suivi des consultations spécialisées du médecin Chef de service
  • Recueil et collecte de données ou informations spécifiques suivant les recommandations de bonnes pratiques et les protocoles établis par le médecin Chef de service (prise de notes, synthèses, courriers)
  • Suivi des actions mises en œuvre (prise de rendez-vous, gestion des agendas, courriers, rapports, convocations …)
  • Transmission systématique d'informations synthétiques et factuelles au médecin chef de service et aux équipes (l’équipe médicale et d’encadrement, soignante,….), en lien avec la prise en charge des enfants hospitalisés au sein du pavillon H
  • Saisie, tenue et classement des dossiers du personnel et de la documentation professionnelle et également du dossier patient informatisé (Cortexte) et des mouvements des enfants hospitalisées (entrées et sorties) dans la GAM
  • Passage et gestion des commandes nécessaires à l’activité courante du service, à la demande de l’encadrement et/ou du médecin chef de service,
  • Prise de notes, frappe et mise en forme de document, des compte-rendus (réunions, médicaux)
  • Edition et archivage de courriers, des dossiers
  • Appui technique dans la gestion administrative des ressources humaines, tenue administrative des dossiers, plannings médicaux du service, en lien avec le médecin chef
  • Diffusion des notes de service, d’information, … émanant du CHSA, du pôle, et du service, ainsi que tout document nécessaire au bon fonctionnement, à la demande stricte du médecin Chef de service.

 

Activités ponctuelles et/ou spécifiques (liste non exhaustive)
  • Participation aux réunions de fonctionnement de l’UF
  • Liens avec le réseau professionnel chef de service
  • Suivi des actions mises en œuvre (prise de rendez-vous médicaux, gestion des agendas, admissions, courriers, rapports, convocations …)
  • Réalisation d’activités spécifiques à la demande du médecin chef de service et/ou l’équipe pluridisciplinaire, dans le cadre de son domaine de compétences (appui administratif, technique et logistique, ….)

 

Activités ponctuelles

  • Planification des rendez-vous médicaux et psychologiques de téléconsultations
  • Planification des rendez-vous CREDAT (Centre de Recherche et d’Evaluation de l’Autisme et des Troubles apparentés)
  • Préparation du suivi de l’activité (statistiques, graphiques, …), dans son domaine professionnel de compétences et en lien avec  l’encadrement et le médecin chef de service et les autres AMA
  • Participation à la permanence du secrétariat médical du service, en cas d’absences des assistantes médico-administratives, en lien avec les autres AMA
Contraintes du poste
  • Disponibilité, présence le mercredi, organisation professionnelle, maitrise des outils informatiques

 

COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE
Formations, Diplômes et/ou qualifications requises
  • Formation de secrétaire médicale
  • Connaissance de la bureautique (Word, Excel, Power Point) + logiciel métier (dossier patient informatisé)
  • Connaissance de l'environnement médical
Savoir-faire
  • Adapter son comportement, sa pratique professionnelle à toutes situations, dans son domaine de compétence
  • Créer et développer une relation de confiance et d'aide avec l’enfant et/ou sa famille et/ou son entourage
  • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
  • Identifier, analyser, prioriser selon le degré d'urgence
  • Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité (prise de notes, frappe et mise en forme des documents)
  • Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc.), en résumant les points-clés et synthétisant les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
  • Traiter des courriers dans son domaine de compétences, en lien avec l’équipe médicale, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage),
  • S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
  • Gérer et coordonner la gestion des agendas, organisation de réunions,...)
  • Vérifier les informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito-vigilance, en lien avec la tenue du dossier patient
  • Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
  • Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point) et métiers (Cortexte)
  • Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle (connaissance des différentes formalités administratives)
Savoir être
  • Sens des relations humaines et de la ponctualité
  • Ecoute et disponibilité
  • Capacité d’analyse et de réflexion
  • Esprit d'initiative, curiosité intellectuelle
  • Dynamisme, réactivité, maîtrise de soi, polyvalence
  • Discrétion et respect du secret médical
Obligations professionnelles
  • Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l’établissement,
  • Obligation de porter une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail, et de respecter les règles d’hygiène en vigueur,
  • Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions,
  • Obligations à l’égard de l’administration : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité,
  • Obligations à l’égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel.

 

RISQUES PROFESSIONNELS LIES AU POSTE

•              Troubles musculo-squelettiques (TMS)

•              Troubles de la vision (informatique)