Vous êtes dans : Accueil > Offres d'emploi > ASSISTANT(E) DE FORMATION

ASSISTANT(E) DE FORMATION

le 24 septembre 2018

IDENTIFICATION DU POSTE
Intitulé du poste : Assistant(e) de Formation chargé(e) de la mise en oeuvre du plan.
Service et lieu d'activité : Direction de la Formation, des Écoles et de la Documentation (DIFED), service Formation Continue.
Liaisons hiérarchiques : Directrice de la DIFED - La Responsable Formation Continue – L’Adjointe de la Responsable de la Formation Continue.
Liaisons fonctionnelles : La Directrice de la DIFED - La Responsable Formation Continue – L’Adjointe de la Responsable de la Formation Continue - Les organismes de Formation – L’ANFH – Les Cadres Administratifs de Pôles – Les Cadres Supérieurs de Pôles – Les Cadres Supérieurs de Santé – Les Cadres de proximité – Les Directeurs.
Temps de travail : 35 heures
Horaires de travail : 9h30-17h06 - Temps de repas ½ heure inclus.
 MISSIONS GÉNÉRALES
L’Assistant(e) de Formation a pour missions principales la mise en oeuvre du Plan de Formation commun, la gestion administrative des formations du plan (institutionnels et polaires).
Il est chargé :
 de l’accueil des agents,
 de la constitution des groupes,
 de la réservation des salles,
 du suivi administratif des dossiers de formation,
 du règlement des factures et éventuellement des litiges s’il y a lieu (avec la validation du chef de service).
Il veille au respect des procédures en vigueur au sein du GHT et au respect de la réglementation dans son domaine.
Dans le cadre des budgets délégués, il traite les demandes polaires d’un portefeuille de pôles définis, personnel médical et non médical, ainsi que toutes demandes institutionnelles et/ou polaires du CHSA confiées par son responsable hiérarchique.
L’Assistant de Formation doit pouvoir avoir une polyvalence sur l’ensemble des dossiers.
2
 ACTIVITÉS PRINCIPALES
Accueil, information des agents
1) Orientation des agents en fonction des demandes (indications générales sur les différents dispositifs de formation)
2) Rappel des procédures, et réglementations à respecter par tous les acteurs et/ou interlocuteurs de la formation.
3) Information des pôles sur leur situation budgétaire trimestrielle (budgets délégués).
 ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES :
Activités principales :
En amont, participation à l’élaboration du Plan de Formation, saisie des recensements des besoins et du plan de formation dans le logiciel GESFORM (pré-plan) :
 Réservation des salles
 Accueil des formateurs
 Accueil des stagiaires, ouverture et installation des salles
 Participation à l’émargement pour les conférences et journées d’informations organisées
 Proposition des dossiers administratifs correspondant aux actions de formation institutionnelles et polaires
 Création des dossiers (saisie et suivi des dossiers dans GESFORM)
 Composition des groupes
 Envoi des convocations et ordres de missions correspondants
 Relation avec les organismes de formation (n° agrément, conventions, …)
 Suivi des formations (suivi des présences des agents)
 Règlement des factures et/ou remboursements des frais de formation aux agents concernés.
 Participation aux réunions de services hebdomadaires
Activités ponctuelles :
 Participe à la préparation à la clôture annuelle
 Participation à l’élaboration du bilan social
 Suivi des Décisions Engagements Non Mandatées (DENM)
Activités secondaires :
 Polyvalence avec les autres collègues. En cas d’absence, traitement des urgences relatives aux gestionnaires de la DIFED.
 CONTRAINTES DU POSTE
 Participer à la permanence d’accueil des agents pendant les heures de repas et afin d’assurer l’amplitude d’ouverture du service (8h30/17h)
 S’inquiéter du bon déroulement des formations en intra
3
 S’assurer de la traçabilité des formations (feuilles d’émargement, feuilles d’évaluation, renseignements relatifs aux attestations DPC)
 Assurer un accueil de qualité aux agents demandeurs de formation
 RISQUES PROFESSIONNELS POSSIBLES LIÉS À L’ACTIVITÉ
 Fatigabilité visuelle (usage ordinateur)
 Troubles Musculo squelettiques (usage ordinateur)
 COMPÉTENCES REQUISES :
Maîtrise des logiciels : Word, Excel, Outlook, AGIRH, GESFORM, GEF, Power point.
 ÉTUDES PRÉPARANT AU MÉTIER ET DIPLÔME(S)
cf. Répertoire des métiers de la Fonction Publique Hospitalière.
Diplôme de niveau III (BTS, DUT), de niveau II (Licence) en gestion des ressources humaines et de la formation, gestion des entreprises et/ou des administrations.
 CORRESPONDANCES STATUTAIRES
Adjoint administratif hospitalier
 QUALITÉS NÉCÉSSAIRES  Sens de l’accueil et de la communication indispensable  Rigueur dans la gestion des dossiers  Goût du travail en équipe  Capacité à hiérarchiser les tâches en fonction des priorités
« L’activité du service auquel vous appartenez faisant partie du Groupement de Coopération Sanitaire Paris-Psy, vous êtes amené à réaliser vos missions pour le compte des trois établissements de la Direction commune des établissements Sainte-Anne, Maison-Blanche et Perray-Vaucluse. »

Si vous êtes intéressé(e) par cette offre, merci de bien vouloir adresser votre candidature auprès de : 
Madame Elodie COTTIN-LOUBARESSE, Encadrante gestion de la Formation Continue :
 Email :