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ASSISTANT(E) DE DIRECTION

le 20 août 2018

Présentation du poste : L’hôpital Sainte-Anne est établissement support du GHT Paris, Psychiatrie et Neurosciences qui comprend 3 établissements, un partenaire et un associé.Le poste comprend 2 missions principales : l’une auprès du Président de CME de Sainte-Anne, l’autre auprès du directeur adjoint en charge de projets.

La mission de présidence de CME comporte l’assistanat au Président de CME ainsi que l’organisation, la gestion, le suivi et les compte-rendus des commissions et sous-commissions de la CME.

La mission auprès du directeur adjoint est en lien avec deux projets liés au GHT Paris, Psychiatrie et neurosciences (psychiatrie périnatale, unité ados) et des projets spécifiques à Sainte-Anne (direction de l’Institut Paris Brune, directeur de pôle).

 

Poste d’Adjoint administratif, AMA ou ACH 

Quotité de temps de travail : 100%

Horaires : 7h36 / jour avec 25 CA et 17 RTT par an

 Missions

Gestion de la Commission Médicale d’Etablissement :

-          Coordination de l’ordre du jour

-          Envoi des convocations (papier et électronique) et de l’ordre du jour

-          Constitution des dossiers de séance

-          Organisation des séances (logistique, présentations Power-Point)

-          Gestion des listes des membres

-          Compte-rendus de séances

 

Coordination et gestion des commissions et sous commissions de la CME :

-          Commission de l’évaluation et du financement, Commission des usagers, CLAN, CLUD, commission qualité et sécurité des soins, commission de recherche clinique, commission de l’hospitalisation, COPS, commission révision des effectifs, groupe précarité et groupes de travail

-          Suivi et gestion des dossiers en lien avec les Présidents des sous commissions de la CME : enquête, plaquette d’information, synthèse de documents,  élaboration de documents de travail, communication.

-          Organisation des réunions de travail (ordre du jour, convocation, logistique)

-          Réalisation des comptes-rendus, rapports d’activité

-          Diffusion des informations

-          Lien avec la CME et le Président de la CME

-          Liens étroits avec la direction de la politique médicale

 

Assistante de direction et du Président de la CME

-          Gestion des agendas : prise des rendez-vous et des plannings d’activité, gestion des lieux des réunions en interne et en externe

-          Préparation et compte-rendu de réunions

-          Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus

-          Traitement des courriers, des dossiers, des documents (enregistrement, tri, diffusion, suivi,…)

-          Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques

-          Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports

-          Préparation des dossiers de séance des instances et commissions auxquelles participent le Président de CME et le directeur adjoint : Directoire, Instances du GHT, points hebdomadaires, suivis de projets

-          Assistanat sur les missions et projets du directeur adjoint

 

Plateforme éthique : organisation des réunions (bureau et séance plénière), comptes rendus de séance, avis des réunions plénières, communication.

 

Relations hiérarchiques et fonctionnelles

Liaisons hiérarchiques :

Liaisons fonctionnelles :

La communauté médicale

L’ensemble des membres de la direction

Contraintes du poste

Articuler les congés avec les périodes d’activité et d’instances

Profil du (de la) candidat(e) recherché(e) 

Diplôme : BTS ou DUT dans le domaine du secrétariat ou de l’administration des établissements de santé

Expérience professionnelle : souhaitée

Aptitudes et savoir-faire requis :

Envoi des candidatures

 Les candidatures sont à envoyer :

- par mail :  

- ou par courrier : Bureau des Affaires Médicales ; Centre Hospitalier Sainte Anne ; 1, rue Cabanis – 75674 Paris cedex 14